Clarifier ses COMMUNICATIONS

Les cinq C de la collaboration


Clarifier ses COMMUNICATIONS

3e article d’une série de cinq 

Le troisième C de la collaboration a trait à la clarté de vos communications.

Communiquer rapidement avec de nombreuses personnes est devenu possible avec les médias sociaux et la panoplie d’outils technologiques mise à notre disposition. Cependant, une question se pose : prenons-nous le temps de communiquer correctement lors de nos nombreux échanges ? Une des erreurs les plus graves en communication est celle de présumer des intentions de son interlocuteur en fonction de l’impact que ses actions ou ses paroles ont sur nous. En commettant cette erreur, nous créons des situations de malentendus où d’importantes difficultés feront entrave à une saine collaboration.

Démystifier quelques concepts-clés

Afin d’éviter de créer des obstacles à une communication efficace, prenez le temps d’intégrer quelques concepts-clés de la communication.

  • Intention : ce que l’on poursuit comme objectif ou comme impact souhaité.
  • Impact : effet produit sur soi ou sur autrui par des paroles, des actions ou par le message exprimé.
  • Interprétation : donner une signification aux mots, au message exprimé, aux actions ou aux éléments perçus en fonction soit de ses valeurs personnelles ou culturelles, du contexte du message, des rôles sociaux, de son état intérieur ou d’autres éléments subjectifs.
  • Attribution : tirer des conclusions au sujet des motifs de son interlocuteur qui le poussent à agir de telle ou telle façon.

Trucs pour accroître votre impact lors de vos COMMUNICATIONS 

Vous éprouvez des difficultés à communiquer avec des gens différents de vous, voici comment vous assurer d’une compréhension commune lors d’un échange avec un collaborateur.

  1. Demander à votre interlocuteur de vous accorder un moment de discussion.
  2. Exprimer votre intention.
  3. Préciser les points essentiels de votre message.
  4. Valider si votre interlocuteur comprend ce que vous venez d’exprimer ou demandez-lui de réagir à vos propos.
  5. Résumer ce que vous avez compris du message de votre collaborateur (résumé, synthèse ou demande de clarification…).
  6. Rediriger l’entretien en tenant compte de ce qui a été exprimé de part et d’autre.
  7. Conclure l’entretien en remerciant la personne pour son écoute et du temps qu’elle vous a accordé pour cet échange.
  8. Convenir des actions ou des suites nécessaires.
clarifier vos intentions permettra d’éclairer votre interlocuteur Click To Tweet

Rappel: Si la communication s’effrite lors d’un échange, réagissez rapidement en prenant soin de préciser vos besoins et vos intentions. Le fait de clarifier vos intentions permettra d’éclairer votre interlocuteur sur les buts que vous poursuivez. Par exemple : « J’ai constaté qu’on a de la difficulté à s’entendre ces derniers jours. J’aimerais comprendre tes besoins et pouvoir partager les miens. Mon intention est de m’assurer que tous les deux nous disposions de conditions favorables à la collaboration ». Ou une autre intention pourrait être celle-ci : « Mon intention est que nous soyons tous les deux à l’aise d’échanger et de poursuivre notre collaboration ».

Puissent ces explications et raffinements ajouter de la limpidité et de l’efficacité dans vos échanges et de surcroît, bonifier la qualité de vos collaborations au quotidien.

Bonne communication !

© Ghislaine Labelle, M.Ps., CRHA, CSP, Distinction Fellow et médiatrice accréditée.

Le premier C : Faire CONFIANCE

Les cinq C de la collaboration


Le premier C : Faire CONFIANCE

1er article d’une série de cinq 

Le premier « C » de la collaboration est la confiance. Cette dernière est à la base de toute relation. C’est un incontournable. Sans la confiance, la relation de collaboration ne pourra jamais se développer.

Pour les prochaines infolettres, j’ai envie de traiter des attitudes de collaboration entre collègues, celles que tout responsable d’équipe se doit de renforcer auprès des membres de son équipe de travail.

Contexte

Certaines personnes possèdent un capital de confiance positif alors que d’autres, à l’opposé, entretiennent un capital de confiance négatif. Prenons un exemple. Marie a fait l’objet d’expériences négatives au cours de sa vie. Elle s’est souvent fait avoir. Depuis, elle fait peu confiance aux autres et éprouve des difficultés à établir des liens durables et satisfaisants. Son style d’interaction est souvent teinté par le doute, la méfiance, parfois même la suspicion.

Le bagage de Marie ne lui permet pas de s’engager dans une relation ouverte donnant lieu à l’établissement de la confiance. Au travail, Marie aura tendance à faire équipe avec quelques collègues proches (une ou deux personnes), sans plus. Étant donné le peu d’interactions que Marie entretient avec le reste de ses collègues de travail, le capital de confiance de l’équipe en est diminué.

Gagner la confiance avec un type de personne comme Marie exige des efforts et un brin d’énergie. Plus il y a d’individus méfiants au sein de votre équipe de travail, plus votre climat s’alourdit. Travailler dans une atmosphère de méfiance mine définitivement le potentiel de collaboration.

Cherchez à comprendre l’autre plutôt que de vouloir être compris. Click To Tweet

 Trucs pour nourrir la confiance

Voici un truc infaillible. Vous vous heurtez à un collègue qui ne semble pas ouvert à tisser des liens et à collaborer avec vous ou entendre votre point de vue. Adoptez l’attitude suivante: cherchez à comprendre l’autre plutôt que de vouloir être compris. Dans les faits, lorsqu’on écoute l’autre, c’est une façon de lui dire qu’il est important pour nous. Cette approche provoque de l’ouverture et permet d’accroître votre capital de confiance. Plus vous adopterez cette attitude dans vos relations, plus vous améliorerez vos communications et vos collaborations.

Écouter plus que de parler est un exercice fort intéressant à mettre en pratique. Testez-le et observez l’impact que ce changement apporte dans vos relations.

Bonne écoute!

© Ghislaine Labelle, M.Ps., CRHA, CSP (Certified Speaking Professional) et médiatrice accréditée)

Conversations délicates : pour faire face aux relations difficiles au travail

L’importance accordée à la relation de collaboration

1er article d’une série de cinq 

Récemment, j’ai présenté au Congrès de l’Ordre des CRHA une conférence sur le sujet cité en titre. J’ai été grandement étonnée par le nombre de personnes cherchant de nouveaux outils en vue d’améliorer leur relation auprès de leurs collaborateurs. Étant donné que le sujet ne laisse personne indifférent, j’ai choisi de traiter cette question en profondeur et d’en faire une série d’articles succincts et pratiques.

Dans les prochains articles, vous découvrirez :

  • les six règles essentielles à adopter pour susciter la collaboration chez votre interlocuteur;
  • les sept étapes de préparation pour réussir un entretien délicat et diminuer le stress et l’anxiété qu’accompagne ce type de rencontre;
  • les quatre motivations possibles qui expliqueraient l’intention de vos collaborateurs et leurs comportements;
  • les six C de la collaboration à maîtriser pour maintenir des relations de collaboration constructives.

Problème

Vous êtes-vous déjà fait du tourment, au point d’accumuler des nuits d’insomnie parce que vous hésitez à aborder la personne avec laquelle vous avez vécu un malentendu où vous ne vous êtes pas senti respecté lors d’un entretien ? Vous aimeriez clarifier le sujet, mais vous êtes stressé et anxieux à l’idée que la conversation tourne mal et qu’elle nuise à votre relation future ? Tout ceci est bien normal.

La majorité d’entre nous avons tous fait l’expérience d’une collaboration difficile avec un collègue, un patron, un fournisseur ou un client. Lorsqu’un échange nous laisse un goût amer et mine notre énergie, on se demande comment on aurait pu réagir pour nous éviter ce type d’expérience.

Deux options

Être tiraillé par l’une ou l’autre des options suivantes est chose courante lorsque nous faisons l’expérience d’un échange déroutant. La première est celle de ne rien dire parce qu’on craint d’aggraver la situation. Dans ce contexte, la FUITE vous condamne à vivre des sentiments négatifs, à accumuler les non-dits, la frustration, voire la colère. Il est alors possible qu’au bout d’un certain temps, l’impression d’être abusé vienne vous envahir.

La deuxième option est de faire savoir à votre collègue l’insatisfaction qui vous habite. La difficulté, ici, réside dans le fait que la majorité de ces entretiens sont menés de manière impulsive, avec une intention implicite de démontrer à son interlocuteur qu’il a fait une erreur ou qu’il est en faute. En voulant faire reconnaître à l’autre ses torts, il est fort à parier que votre interlocuteur se braquera et vous vous enliserez alors dans une dynamique de CONFRONTATION.

Comment réussir des conversations délicates tout en préservant le lien de collaboration nécessaire et accroître, du même coup, votre influence?

Lors de mandats qui m’ont été confiés, j’ai effectué des milliers de rencontres de la sorte auprès d’employés qui gênaient la collaboration ou nuisaient au climat de travail. Dans la majorité des cas, je suis en mesure de vous dire qu’on s’y était pris de la mauvaise façon pour les sensibiliser à leur impact négatif. Voulant corriger la situation rapidement, les actions posées par les gestionnaires ou les professionnels en ressources humaines ont parfois participé à détériorer le lien de confiance avec ce collègue de travail. Que s’est-il produit ? En exerçant une pression indue à vouloir changer l’autre ou à le faire admettre qu’il a un impact négatif, vous susciterez davantage de réactions défensives que d’ouverture.

En exerçant une pression indue à vouloir changer l'autre ou à le faire admettre qu’il a un impact négatif,… Click To Tweet

Comment agir efficacement sans créer d’autres effets indésirables ?  Une première partie de la réponse réside dans l’adoption des règles essentielles suivantes qui vous seront explicitées prochainement. Je vous les présente brièvement.

  • Règle no 1 : Proactivité
  • Règle no 2 : Observation
  • Règle no 3 : Responsabilisation
  • Règle no 4 : Posture de collaboration
  • Règle no 5 : Intervention appropriée
  • Règle no 6 : Courage

J’espère avoir suscité votre intérêt à poursuivre cette importante réflexion avec moi. Ne ratez pas les prochaines infolettres si vous désirez apprendre à conduire des conversations délicates pour rétablir une relation positive avec un collaborateur et obtenir ainsi sa coopération dans le futur !

  • Dates de la prochaine cohorte du programme Agir comme médiateur sont: 1, 2, 15, 16 novembre prochains. Il nous reste quelques places. Ne tardez pas et bénéficiez du rabais de 250$ accordé d’ici le 13 octobre. Pour vous inscrire, cliquez sur le lien.

© Ghislaine Labelle, M.Ps., CRHA, CSP (Certified Speaking Professional) et médiatrice accréditée)